Kako voditi odvjetnički ured bez papira

Zašto najveći odvjetnički uredi u svijetu razumiju prednosti vođenja odvjetničkog ureda bez papira?

Jednostavno!

Vođenje svih spisa i dokumenata u fizičkom obliku čini  težim organizirati, tražiti i pretraživati informacije.

Mnogo odvjetničkih ureda ima želju za digitalizacijom svojih dokumenata  i spisa, ali ih mali broj to uistinu i učini u praksi.

Zašto je to tako?

Na prvi pogled digitalizacija svih dokumenata i spisa može se činiti zastrašujućom, te ista nikad ne dođe na vrh liste prioriteta. I sve dok digitalizaciju ne učinite prioritetom, broj dokumenata i informacija u papirnatom obliku će se nagomilavati u Vašem uredu.

Zašto se digitalizacija čini zastrašujuća?

Najbitniji razlog tome je što odvjetnički uredi već imaju ogroman broj papira i dokumenata da se čini nemogućim digitalizirati  i organizirati sve njih. Tako svi ti papiri nastavljaju sjediti po policama i ormarima sve dok odvjetnički ured nema odvojen budžet i vrijeme za početak digitalizacije.

Kao rješenje ovog problema često preporučujemo malo drugačiji pristup, a to je aktivno skeniranje svih dokumenata od sad pa nadalje, bez diranja starih hrpa papira.

Kako dobivate i otvarate nove spise i dokumente potrebno ih je aktivno skenirati od strane svih zaposlenih u uredu.

Sad ćemo nabrojati par stvari koje su ključne za ovu strategiju.

1. Od sada nema više spremanja fizičkih dokumenata

Prvo što morate učiniti je odabrati datum.

Od tog datuma nadalje, kad dođe do toga da treba fizički spremiti nove spise i dokumente, odmah ih skenirajte i pohranite u računalo, po mogućnosti u specijalizirani program za organizaciju dokumenta i spisa.

Na ovaj način automatski prestajete s nagomilavanje nepotrebnih papira (naravno, s iznimkom dokumenata koje ste obavezni spremati u fizičkom obliku).

2. Nema povratka

Svake godine velika količina starih dokumenata i spisa mora se izvući iz ormara te izmijeniti li doraditi. Kada dođe do toga, dokumente odmah skenirajte i pohranite elektronski, a fizičke papire uništite ako nisu potrebni.

Na taj način dokumente ne vraćate nazad na staru hrpu te smanjujete količinu starih dokumenata.

3. Svakodnevno skeniranje

Uvedite svakodnevno skeniranje dokumenata u radni dan. Cilj Vam je skenirati i organizirati svaki dokument koji se nalazi ili prolazi Vašim uredom. Ovaj pristup omogućuje da se skeniranje obavi bezbolno, umjesto da bude ogromni projekt na dnu liste prioriteta.

Bit ćemo iskreni i priznati da ovaj pristup zahtjeva puno skeniranja i organizacije. Zato je sljedeći korak vrlo bitan.

4. Dva pristupa

Većina odvjetničkih ureda ima jedan pristup skeniranju koji koriste svi. Da bi bili učinkovitiji, Vaš ured mora biti u mogućnosti obraditi  dokumente na dva načina.

To su: veće količine dokumenata spremnih za skeniranje te skeniranje u hodu.

Što mislimo pod većom količinom dokumenata? Pod tim mislimo veće količine dokumenata koje su spremljeni u neku kutiju te spremni za skeniranje. To znači da sve dokumente koje odvjetnici žele skenirati, spremaju na jedno mjesto sa kojega na kraju radnog dana daju vježbenicima i admistrativnim radnicima da ih skeniraju.

Skeniranje u hodu se odnosi na dokumente koje trenutno koristite. Jednostavno, ako trenutno radite na nekom spisu, priđite skeneru te počnete skenirati. Naravno ovaj pristup se može primijeniti samo ograničeno zato jer većina odvjetničkih ureda želi da se odvjetnici bave bitnim stvarima, dok skeniranje prepuštaju administrativnim radnicima i vježbenicima.

Kombiniranjem ova dva pristupa ste na dobrom putu prema digitalizaciji svih Vaših dokumenata i spisa.

5. Skeneri za odvjetničke urede

Za brzu i bezbolnu digitalizaciju potreban je učinkovit skener koji može obraditi desetke, čak i stotine dokumenata u minuti.

Detaljnije o vrstama skenera koji su idealni za odvjetničke urede moći ćete pročitati u nekom od sljedećih postova. Tamo ćemo obraditi trenutnu ponudu na tržištu skenera, napraviti top listu najboljih te objasniti kako dobar skener može povećati učinkovitost u Vašem odvjetničkom uredu.

6. Spremanje i organizacija

Skenirani dokumenti trebali bi biti automatski poslani na mjesto u Vašem računalu ili specijaliziranom programu za odvjetnike.

Idealno je da svi zaposleni u odvjetničkom uredu koriste isti način skeniranja te pohrane podataka da bi se podigla produktivnost.

Specijalizirani program za odvjetnike i odvjetničke urede može vam pomoći da taj cijeli proces standardizirate te automatski spremate sve skenirane dokumente u program da biste ih kasnije mogli pretražiti u samo par sekundi.

I na kraju, zašto to sve? Zašto skenirati i digitalizirati sve svoje dokumente?

Svrha digitalizacije jest da svi unutar odvjetničkog ureda mogu jednostavno i brzo pristupiti svim dokumentima i spisima koji se nalaze na jednom centralnom mjestu u uredu.

To Vam omogućuje da uštedite vrijeme, povećate produktivnost te na kraju povećate broj klijenata.

Mario Zec

Mario Zec je suvlasnik tvrtke Blue Klick j.d.o.o. koja je izradila sustav eOdvjetnik koji pomaže odvjetnicima i odvjetničkim uredima da povećaju produktivnost u svakodnevnom radu.
O autoru: Mario Zec
Mario Zec je suvlasnik tvrtke Blue Klick j.d.o.o. koja je izradila sustav eOdvjetnik koji pomaže odvjetnicima i odvjetničkim uredima da povećaju produktivnost u svakodnevnom radu.